「電話」をかける時のマナー
電話でのコミュニケーションは、ビジネスでもプライベートでも日常的に重要な役割を果たします。
言葉の使い方や相手に与える印象は、実際に会って話すときとは異なるため、特に意識が必要です。
しかし、電話のマナーがしっかりと身についていないと、ビジネスシーンでもプライベートでも誤解を招いたり、信頼を損ねてしまうこともあります。
この記事では、電話で差をつけるためのビジネスマナーとプライベートマナーについて、徹底的に解説していきます。
1. 電話の第一印象が重要
電話のマナーを考える際、最初に思い浮かべるべきは「第一印象」です。
声だけで相手に自分を伝えるため、言葉遣いはもちろん、声のトーンや話し方が大きな影響を与えます。
特にビジネスの場では、相手に与える印象がその後の関係に直結します。
ビジネスの場合
ビジネス電話では、礼儀正しく、相手に安心感を与えることが重要です。
電話をかける際は、まず自分の名前をはっきりと伝え、どのような目的で電話しているのかを簡潔に説明しましょう。
例えば、「お世話になっております、○○株式会社の○○と申します。今、お時間よろしいでしょうか？」といった一言を添えるだけで、相手に対する配慮が伝わります。
プライベートの場合
プライベートの電話でも第一印象は大切です。
ビジネスほど堅苦しくなくても、丁寧な言葉遣いは相手に良い印象を与えます。
例えば、久しぶりの電話の場合でも、冒頭で「お久しぶりです、元気でしたか？」と相手の近況を気にかける言葉を添えると、会話がスムーズに始まります。
2. 通話中の基本的なマナー
電話中のマナーも、相手に与える印象を大きく左右します。特に意識すべきなのは「聞き手としての姿勢」です。
電話は相手の顔が見えないため、声のトーンや言葉遣いがすべてです。
あなたの態度が、相手にどう伝わるのかを意識しながら会話を進めましょう。
ビジネスの場合
ビジネス電話では、話すスピードや明確さも重要な要素です。
早口で話すと相手が理解しづらくなり、逆に遅すぎると相手の時間を無駄にしているように感じさせてしまいます。
また、相手の話を遮らず、適切なタイミングで相槌を打つことも大切です。
相槌を打つことで、「聞いている」という姿勢を示し、会話をスムーズに進めることができます。
例：
- 「はい、わかりました。」
- 「おっしゃる通りです。」
- 「それは大切な点ですね。」
また、ビジネスの電話では相手に自分がメモを取っていることを伝えることも重要です。
これにより、相手に対して丁寧で真剣に対応している印象を与えることができます。
プライベートの場合
プライベートの電話では、あまり堅苦しくなくても構いませんが、相手を尊重する気持ちは忘れないようにしましょう。
電話が長くなるときは、「ちょっと長くなっちゃってごめんね」と一言添えることで、相手への配慮を示すことができます。
お互いにとって心地よい会話を心がけましょう。
3. ビジネス電話のマナー
ビジネスシーンでは、電話一本が会社の信頼や自分の評価に影響を与えることもあります。
特に以下のポイントを意識することが、ビジネス電話での信頼を得るためには重要です。
3.1 発信者の情報確認
電話をかける前に、相手の名前や部署、役職などを確認しておくと、会話がスムーズになります。
また、電話を受けた場合も、自分がどのような立場で電話を受けているのかを説明すると、相手に安心感を与えることができます。
3.2 メモを取る
ビジネス電話では、情報を正確に伝えることが求められます。
そのため、会話の中で重要な内容をメモに残すことは欠かせません。
電話中にメモを取るときは、相手にその旨を伝え、「メモを取らせていただいてもよろしいでしょうか？」と確認することで、相手に不快感を与えずに済みます。
3.3 電話の切り際
電話を切る際も、ビジネスマナーが求められます。
会話が終わったと思ったら、相手に「お疲れ様でした」と感謝の意を伝えてから、きちんと電話を切りましょう。
電話を切る際に急かすような態度を取ると、相手に対して失礼に感じられます。
4. プライベート電話のマナー
プライベートの電話では、ビジネスほど堅苦しくなくても、礼儀を守ることが大切です。
友人や家族との電話でも、以下のようなマナーを守ることで、より良い関係を築けます。
4.1 相手の都合を考える
プライベートの電話でも、相手の都合を考えて電話をかけるタイミングを選ぶことが重要です。
仕事中や食事の時間など、相手が忙しい時間帯を避けることで、会話がスムーズに進みます。
相手にとって心地よいタイミングで連絡を取ることで、電話の印象が良くなります。
4.2 長電話にならないようにする
プライベートでも、電話が長くなりすぎると、相手の時間を奪うことになりかねません。
話が長くなりそうなときは、「そろそろ切ろうか？」と相手に配慮する一言を加えることで、相手に負担をかけずに会話を終了できます。
5. まとめ
電話でのマナーは、ビジネスでもプライベートでも大切です。
電話の内容や相手によって適切な言葉遣いや態度を選び、第一印象を大切にすることが、良好な関係を築くための鍵となります。
ビジネス電話では、特に信頼感を与えることが求められるため、声のトーンや言葉遣いに細心の注意を払いましょう。
一方で、プライベートの電話でも、相手への配慮を忘れずに、心地よい会話を心がけることが大切です。
電話のマナーを意識して、より良いコミュニケーションを実現しましょう。
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