「電話」をかける時のマナー
電話は、ビジネスシーンや日常生活において、重要なコミュニケーション手段です。
しかし、スマートフォンやチャットツールが普及した現代では、電話のマナーが疎かにされがちです。
ここでは、電話をかける際に気を付けるべきマナーや、相手に好印象を与えるためのポイントについて解説します。
1. 事前に準備を整える
電話をかける前に、伝えたい内容を整理しておくことが大切です。
ビジネスの場面では、話す内容や質問をメモにまとめ、要点を絞ることで、スムーズな会話ができます。
準備不足のまま電話をかけると、無駄な話が増えたり、相手の時間を奪うことにつながるので注意が必要です。
2. 最適な時間帯を選ぶ
電話をかける時間帯も重要なマナーの一つです。
相手の都合を考慮し、基本的には平日の午前10時から午後5時の間がビジネスにおいて適切な時間帯とされています。
早朝や夜遅く、昼休みの時間帯は避けるようにしましょう。
どうしても緊急の連絡が必要な場合は、メッセージやメールで先に連絡し、タイミングが悪くないか確認するのも配慮です。
3. 名乗り、要件を簡潔に伝える
電話をかけた際には、まず名乗ることが基本です。
「お忙しいところ恐れ入りますが、◯◯株式会社の山田です」と自己紹介し、続けて「〇〇についてご相談したく、お時間をいただきたいのですが」と要件を簡潔に伝えます。
特にビジネスでは、相手の名前を確認することも重要です。
「〇〇様でいらっしゃいますでしょうか？」と丁寧に尋ねることで、相手が安心して応対できる環境を作り出せます。
4. 相手の都合を確認する
自己紹介や要件を伝えたら、すぐに本題に入るのではなく、相手の状況を確認しましょう。たとえば、「今お時間よろしいでしょうか？」と尋ねることで、相手が忙しい場合でも無理に話を進めず、後ほど改めてかけ直す配慮ができます。この一言で相手への尊重を示すことができ、好印象を残すことができます。
5. 話す速度と声のトーンに気をつける
電話では相手の表情が見えないため、声のトーンや話す速度が印象を左右します。
ゆっくりとしたペースで話し、相手に内容がしっかりと伝わるようにしましょう。また、明るい声のトーンを意識することで、親しみやすさが伝わります。
特にビジネスシーンでは、丁寧で落ち着いた話し方が信頼感を高めるポイントです。
6. 失礼にならない終わり方を心がける
電話を切る際もマナーが重要です。
ビジネスの場合、話が終わったら「本日はお忙しい中、ありがとうございました。失礼いたします」と感謝の言葉を伝えてから切りましょう。
プライベートでも、相手に不快感を与えないよう、「ありがとう、またね」など一言添えてから終えるのがマナーです。
また、通話終了のタイミングでは、相手が切ってから自分が切るようにすると丁寧な印象を与えられます。
7. 簡潔なメモを残しておく
通話内容を記録に残しておくことも、ビジネスマナーとして欠かせません。
特に大事な要件や確認事項があれば、通話後に簡潔なメモを取っておくと、後からのフォローがしやすくなります。
また、相手に対しても、話した内容をメールで簡単にまとめて送信することで、「しっかりと話を聞き、覚えている」といった印象を与えられます。
まとめ
電話をかける際のマナーは、相手の時間を尊重し、丁寧な言葉遣いや態度を心がけることが基本です。
準備を怠らず、相手の状況に配慮しながらコミュニケーションを図ることで、信頼関係を築くことができます。
ビジネスだけでなく、プライベートでも気を付けることで、どんな場面でも好印象を与えられるでしょう。
電話のマナーを意識することは、現代のデジタル社会でも、対面と変わらない大切なコミュニケーションスキルです。
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